Взаимодействие сторон договора подряда с использованием электронной почты: формулируем условия договора

Оформление договорных отношений в электронном виде — частое явление в среде предпринимательства. Будь то осуществление строительной деятельности, оказание услуг онлайн или выполнение производственных работ — компании часто заказывают услуги у юридических и физических лиц по договору подряда.

Взаимодействие заказчика и подрядчика через электронную переписку стало настолько распространенным, что вопросы формулировки условий договора приобрели особое значение. Несмотря на удобство и оперативность online-коммуникации, такие документы требуют не меньшей тщательности в составлении, чем бумажные соглашения.

Когда ключевые моменты сотрудничества ясно прописаны, снижается риск неправильного толкования обязанностей. Если при формулировке условий допущена невнимательность к мелочам, то информация может трактоваться двусмысленно — когда одна из сторон «по умолчанию» понимает другую, но по-своему. В таких случаях нередко возникает необходимость в юридической консультации, чтобы получить помощь в урегулировании правовых конфликтов.

В этой статье мы расскажем, как организовать коммуникационный процесс между субъектами права через переписку e-mail и рассмотрим примеры бизнес-сделок из судебной практики.

О чем говорит законодательство Беларуси?

Вопросы исполнения коммуникативных обязательств обеих сторон регулируются на законодательном уровне. Нормы требуют не только придерживаться определенной формы при обмене документами, но и указывают, как именно это нужно сделать. Например, в п. 80 Правил №1450 установлено, что важные сообщения должны отправляться заказным письмом с уведомлением. Гораздо чаще правовые акты просто требуют, чтобы документ был в письменной форме, что обозначено в пунктах Правил №1450¹ и Правил №297².

¹Пп. 47, 52, 55, 74 и других.

²Пп. 25, подп. 26.2 п. 26, п. 34. Правила заключения и исполнения договоров подряда на выполнение проектных и изыскательских работ и (или) ведение авторского надзора за строительством, утвержденные постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 01.04.2014 № 297 (далее – Правила № 297).

В большинстве случаев конкретные способы и формы коммуникации не прописаны в законодательстве. Стороны просто обязаны направить друг другу извещение, уведомление или требование, но как именно это сделать — остается на их усмотрение.

В каких случаях исполнение коммуникативных обязательств считается надлежащим?

Согласно п. 1 ст. 161 ГК РБ, письменная сделка на оказание услуг оформляется путем создания текстового документа (в том числе электронного), отражающего содержание сделки и подписанного участниками.

Письменными доказательствами являются различные документы (ч. 1 ст. 84 ХПК):

• договоры, акты;
• товарно-транспортные накладные;
• справки;
• деловая корреспонденция;
• общедоступная информация, размещенная в сети Интернет.

Данные могут быть представлены как в виде текста, так и в форме цифровых или графических записей. Главное, чтобы они были получены законным путем и содержали информацию, важную для дела. Это могут быть и документы, переданные через факс, электронную почту или другими способами, которые позволяют подтвердить их достоверность.

Таким образом, всякий раз, когда законодатель не обозначает специальных требований к форме направления корреспонденции, коммуникативные факты могут представлять собой отправку электронного сообщения (письма) с использованием e-mail-почты.

Важно иметь в виду, что неотъемлемым атрибутом электронного документа является наличие электронной цифровой подписи — ЭЦП (ст. 1 Закона № 113-З³). Если при создании и обработке договор не содержит ЭЦП, то он не является электронным документом и действие указанного Закона на него не распространяется (согласно ч. 2 ст. 2). Юридическим языком такие документы более правильно именовать как «документы в электронном виде».

Какие условия учесть при оформлении договорных отношений?

Прежде чем перейти к формулированию условий договора, вернемся к Закону № 113-З. Согласно ч. 3 ст. 2, если документы в электронном виде не содержат ЭЦП, то порядок их обращения регулируется законодательством РБ и (или) устанавливается соглашением сторон. А в соответствии с ч. 2 ст. 84 ХПК документы, отправленные по факсу, электронной почте или другими способами связи, в том числе онлайн, могут использоваться как письменные доказательства — если они соответствуют нормативным правовым актам.

³Закон Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон № 113-З).

Из этого следует, что ключевым моментом при составлении договора является четкая регламентация условий обмена электронной корреспонденцией. Это важно не только для организации взаимодействия сторон, но и для того, чтобы такие документы могли быть признаны доказательствами в суде. В случае если у заказчика возникают сомнения касательно вопроса, ему желательно обратиться за консультацией к юристу, который специализируется на правовой поддержке бизнеса и окажет помощь в спорных ситуациях.

Рекомендуем предусматривать в договорах следующее:

1. Возможность и способ обмена электронной корреспонденцией и ее правовое значение для сторон.

Пример формулировки:

«Стороны определяют и устанавливают, что взаимный обмен сообщениями, документами, уведомлениями и извещениями осуществляется посредством направления в электронном виде с использованием электронных адресов сторон (далее — электронная корреспонденция). Направление электронной корреспонденции означает соблюдение письменной формы корреспонденции. Стороны используют электронную корреспонденцию во всех случаях, за исключением тех, для которых законодательством прямо установлен иной порядок направления корреспонденции.

Стороны, помимо направления электронной корреспонденции, вправе по своему усмотрению направлять письменную корреспонденцию, воспользовавшись услугами почтовых операторов, включая РУП «Белпочта» (далее — традиционная корреспонденция). Традиционная корреспонденция направляется сторонами с использованием таких видов отправлений, которые позволяют отследить доставку писем.

Использование сторонами любой из форм направления корреспонденции (электронной и/или традиционной) означает соблюдение письменной формы корреспонденции в полном объеме».

2. Адреса электронной почты, которые будут использоваться сторонами для коммуникации. А также указание конкретных лиц, ответственных за направление корреспонденции, и их полномочия.

Пример из судебной практики (дело № 140-8/12019/110А/1269K):

Заключая договор строительного подряда, заказчик устно указал подрядчику конкретного специалиста (инженер), уполномоченного действовать в интересах заказчика при реализации договорных обязательств.

В процессе исполнения договора стороны направили в адрес друг друга несколько десятков электронных писем с использованием электронных адресов. Письма, направленные со стороны инженера, обозначались его собственными инициалами и фамилией.

Инженер также являлся участником производственных совещаний на объекте строительства, о чем указывалось в соответствующих протоколах.

В процессе судебного разбирательства при рассмотрении вопроса о согласовании заказчиком условий договора, а также при установлении фактов уведомления и извещения заказчика со стороны подрядчика заказчик указал, что инженер являлся консультантом и не обладал какими-либо полномочиями на совершение юридически значимых действий.

Суд согласился с позицией заказчика и не признал инженера уполномоченным представителем заказчика, а электронную переписку — надлежащими доказательствами по делу.

В данном случае суд не принял электронную корреспонденцию в качестве доказательств исполнения коммуникативных обязательств сторон. Подрядчик лишился возможности ссылаться на факты согласования c заказчиком условий договора, а также на факты уведомления/извещения заказчика посредством направления электронных писем.

Рекомендуем включить в договор подряда следующие положения, чтобы избежать подобного развития событий:

Пример формулировки: 

«Стороны устанавливают, что для направления электронной корреспонденции используются следующие электронные адреса: 

- электронный адрес Подрядчика: _______________________________ ;

- запасной электронный ящик Подрядчика: __________________________;

- электронный адрес Заказчика: _______________________________ ;

- запасной электронный ящик Заказчика: __________________________;

Надлежащее исполнение обязательств по направлению корреспонденции означает ее отправку с использованием любых из указанных адресов сторон.

Уполномоченными лицами, ответственными за обслуживание электронных адресов сторон и направление/получение корреспонденции, являются:

- от имени Подрядчика: 1._____________________2._____________________

- от имени Заказчика: 1._______________________2._____________________.

Стороны подтверждают, что средства доступа к содержимому электронных ящиков, включая пароли, предоставлены исключительно уполномоченным лицам. 

Каждая из Сторон обязуется не реже одного раза в течение каждых 24 часов проверять содержимое электронных ящиков. Электронная корреспонденция считается полученной Стороной надлежащим образом при условии, если она направлена с использованием электронных адресов, указанных в настоящем договоре, и отсутствует информация электронных сервисов, обслуживающих электронную почту о сбое/недоставке электронных сообщений.»

3. Способ подтверждения целостности и подлинности электронных писем, а также требования, которым должна соответствовать корреспонденция, чтобы суд признал ее действительной.

Суд, рассматривающий экономические споры, обращает внимание не только на допустимость, достаточность и достоверность доказательств по-отдельности, но и на их взаимосвязь в совокупности (ч. 3 и 4 ст. 108 ХПК). Достоверным доказательство признается в том случае, если при оценке и сопоставлении с другими доказательствами суд установил, что содержащиеся в нем сведения соответствуют действительности.

В связи с этим договорные условия, обеспечивающие достоверность, целостность и подлинность электронной корреспонденции, могут быть разделены на две группы:

• Форма представления, атрибуты и порядок удостоверения электронной корреспонденции.

Пример формулировки: 

«Электронная корреспонденция представляет собой текстовые и/или иные документы, а также файлы (далее — сообщения), направленные непосредственно в виде содержания (текста) письма либо в качестве вложений (вложенных файлов). 

В качестве электронной корреспонденции могут применяться сообщения на одном из следующих языков: белорусский, русский, английский, а также в следующих форматах: txt, doc, dox, rtf, pdf, html, dwg, jpeg.

Сообщение считается полученным в момент доставки письма, обозначенный в представлении сервиса электронной почты получателя (дата получения электронного письма).

Электронная корреспонденция, полученная и хранящаяся в пространстве сервиса электронной почты сторон, рассматривается в качестве оригиналов электронных сообщений. Электронная корреспонденция может выступать в качестве доказательств в судебном процессе в виде заверенных копий, представленных на бумажных носителях. Копии приравниваются к оригиналам по юридической и доказательственной силе. 

Стороны устанавливают следующий порядок представления копий электронной корреспонденции на бумажных носителях: 

1. Сообщения текстовых электронных писем переносятся (распечатываются) на бумажные носители в виде снимков экрана (скриншотов), а файлы-вложения переносятся (распечатываются) непосредственно в том виде, в котором отправлены и хранятся в почтовом сервисе.
2. Сообщения после переноса на бумажные носители заверяются путем указания на каждой странице следующих реквизитов:

• даты удостоверения;
• уполномоченного лица стороны, удостоверившего копию;
• личной подписи лица, удостоверившего копию электронного сообщения;
• удостоверительной надписи: «настоящее печатное представление соответствует электронному оригиналу».

Копии сообщений, заверенные в указанном порядке, могут служить полноценными доказательствами факта их отправки или получения, а также их содержания при разбирательствах в суде. При необходимости суд может запросить доступ к электронному ящику стороны, которая заинтересована в предоставлении доказательств, — чтобы ознакомиться с содержанием переписки напрямую.

• Устанавливаемые соглашением сторон презумпции и распределение бремени доказывания коммуникативных фактов.

Пример формулировки: 

«Стороны обязаны обеспечить доступ к сервису электронной почты для уполномоченных лиц. Сторона, нарушившая указанную обязанность, не вправе ссылаться на отсутствие доступа у уполномоченных сотрудников к сервису электронной почты. 

Стороны обязаны исключить возможность доступа к сервису электронной почты со стороны неуполномоченных лиц. Сторона, нарушившая данную обязанность, не вправе ссылаться на направление или получение электронной корреспонденции ненадлежащим образом. 

Электронная корреспонденция, направленная и/или полученная с использованием электронных адресов сторон, считается направленной или полученной надлежащим образом непосредственно сторонами в соответствии с положениями настоящего договора.

Электронная корреспонденция может быть аннулирована стороной, ее направившей, в случае злонамеренных действий посторонних лиц, а также в случае аварии и иных аналогичных обстоятельств (ошибочное сообщение) при условии, что уведомление об аннулировании ошибочного сообщения получено другой стороной не позднее 24 часов с момента получения стороной ошибочного сообщения. В противном случае сообщение признается надлежащей электронной корреспонденцией».

Включение в договор предлагаемых выше условий не только позволит задать рамки ответственности каждого участника, но и в случае необходимости послужит основанием для защиты интересов в суде.

Если вам необходимо получить юридическую консультацию в Минске, обратитесь в «СБ Глобал»: заключив договор на юридические услуги, специалисты помогут качественно сформировать доказательную базу, включающую электронную корреспонденцию между сторонами, и минимизировать риск возникновения правовых конфликтов.

Материал подготовил руководитель юридической практики ООО "СБ-Глобал" Алексей Анатольевич Телегин