На сегодняшний день под кадровым аудитом понимается инициативная проверка состояния кадрового учета организации, которая включает в себя широкий спектр анализируемых вопросов, от построения общей структуры компании и ее отделов, и до подготовки кадровых дел для сдачи в архив.
Законодательством Республики Беларусь не предусмотрен обязательный кадровый аудит организации, однако, по устоявшейся практике соответствующая проверка состояния кадрового учета проводится по запросам заинтересованных лиц и может быть условно разделена на нижеприведенные виды проверок.
- Локальный - включает в себя конкретную область проверки кадрового учета (делопроизводство; порядок предоставления отпусков; анализ штата сотрудников на соответствие занимаемой должности, спорной ситуации с работником предприятия и другие). Локальный аудит дает правовую оценку проверяемого вопроса и вносит предложения по устранению выявленных нарушений с разработкой необходимых документов, в том числе локальных правовых актов, форм кадровых документов;
- Полный — предполагает глубокий анализ кадрового учета в компании на соответствие действующему законодательству. Данный вид проверки обеспечит оценку кадрового учета организации в целом по основным направлениям от соответствия законодательству локального нормативного регулирования трудовых отношений в организации и до подготовки документов на сотрудников по выходу на пенсию.
По выбору заказчика при осуществлении аудита можно сделать акценты по определенным направлениям кадровой работы и (или) получить практическую помощь по восстановлению документального учета, работа по которым на предприятии не велась.
Вопросы, которые охватывает полный кадровый аудит компании:
- Анализ локальных правовых актов организации, регулирующих трудовые отношения (коллективные договоры, соглашения, правила внутреннего трудового расписания, положения об оплате труда и другие);
- Надлежащее оформление кадровой документации: трудовых договоров (контрактов); приказов по личному составу (о приеме на работу, переводе, перемещении, увольнении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов)); графиков отпусков; штатного расписания; личных дел работников (при их ведении в организации); табелей учета рабочего времени; должностных инструкций);
- Анализ ведения учета рабочего времени на предприятии и порядка его оформления, с учетом действующих режимов рабочего времени (гибкий, сменный, разделение рабочего времени и другие) на предмет соответствия законодательству;
- Правомерности оформления и оплаты за работу в сверхурочное, ночное время, в выходные и праздничные дни, совмещения должностей служащих (профессий рабочих);
- Правильность ведения трудовых книжек и их хранение, и иные вопросы.
Процедура проведения кадрового аудита
До проведения кадрового аудита заказчик и компания, осуществляющая аудит (далее – исполнитель), определяются с целями такой проверки и планом работы.
На основании согласованного плана проверки и с учетом требований действующих режимов защиты информации заказчика, исполнитель осуществляет сбор и анализ представленной информации.
Дополнительно у сотрудников могут запрашиваться устные пояснения по вопросам учета, которые не представляется возможным установить на основании представленных документов и иных источников информации.
По результатам анализа представленных заказчиком данных, исполнитель предоставляет отчет, который содержит:
- перечень вопросов (документов) учета, подлежащих правовой оценке со стороны исполнителя;
- выявленные в ходе проверки потенциальные риски, нарушения и (или) факты несоблюдения форм документов согласно требованиям законодательства;
- выводы (заключения) сделанные по результатам аудита;
- правовое обоснование выводов (заключений) исполнителя;
- предложения и рекомендации по исправлению выявленных нарушений кадрового учета;
- предоставление проектов/форм недостающих документов кадрового учета, в том числе по заведению журналов учета, утверждению локальных правовых актов, актуализация исходных форм заявлений и приказов по личному составу и других документов учета.
Исполнитель при предоставлении заказчику письменного отчета дает устные пояснения (консультации) по вопросам выявленных нарушений законодательства о труде.
Польза внешнего кадрового аудита
Основное преимущество внешнего аудита – это независимая оценка состояния кадрового учета со стороны специалистов, обладающих необходимыми знаниями и опытом в проверяемой сфере вопросов.
При внутреннем аудите в крупной компании могут возникнуть проблемы, связанные с объемом подлежащей проверке документации и отвлечением специалистов, имеющих необходимую специализацию, от выполнения основных должностных обязанностей.
На малых организациях (численностью работников до 100 человек) в силу нецелесообразности иметь отдельную единицу в штате по ведению кадровой документации, данные функции выполняют специалисты, не имеющие необходимых знаний в данной области, и выполняют кадровую работу параллельно с основными функциями по своей должностной. Такой подход приводит к отсутствию комплексного, системного ведения кадрового делопроизводства и неизбежным ошибкам в учете.
К ненадлежащему состоянию учета также ведут такие факторы как:
- регулярная смена сотрудников, осуществляющих ведение учета;
- низкий профессиональный уровень специалистов по учету кадров;
- отсутствие у соответствующих работников систематического обучения по повышению их профессионального уровня;
- в силу полной занятости в рабочее время по своим должностным функциям у работников отсутствует мотивация по актуализации своих знаний в области кадровой работы, а следовательно, приводит отсутствию своевременного контроля и приведения в соответствие с действующим законодательством кадрового делопроизводства.
Преимущество внешнего аудита заключается в отсутствии личной заинтересованности внешних специалистов и в наличии специализированных знаний, позволяющих объективно оценить и определить неурегулированные вопросы кадрового учета организации.
Основными целями кадрового аудита являются:
- выявление недостатков кадрового учета организации;
- исправление нарушений, выявленных в рамках кадрового аудита, на основании представленных рекомендаций;
- актуализация документов кадрового делопроизводства;
- минимизация рисков ответственности за нарушения законодательства о труде, в том числе и при осуществлении проверок со стороны уполномоченных органов.
Когда можно проводить аудит
Законодательство Республики Беларусь не регулирует вопрос о порядке и сроках проведения кадрового аудита, а также не устанавливает случаи, при которых организации обязаны его проводить.
Для каждой организации кадровый аудит актуален при наступлении определенных внешних, внутренних факторов, например, таких как:
- подготовка компании к выборочной проверке Департамента государственной инспекции труда и иных контрольных органов;
- при назначении внеплановой проверки в компании с целью установления факта нарушения законодательства о труде или об охране труда;
- возникновение трудовых споров с сотрудниками организации, в том числе влекущих обращения работников в правоохранительные и контролирующие органы;
- компания готовится к реорганизации, смене собственника;
- смена руководителя компании;
- изменения действующего законодательства о труде;
- подготовка документов кадрового учета для сдачи в архив;
- регулярная смена лиц, осуществляющих ведение кадрового учета и другие.
Руководитель может принять решение о проведении кадрового аудита в любое время, когда захочет убедиться в надлежащем состоянии документов кадрового учета и эффективном использовании штатного ресурса компании.
Материал подготовлен ведущим юристом ООО "СБ-Глобал" Ингой Александровной Забалуевой